Waarom een goed rooster het verschil maakt
Wat zou er gebeuren als we het roosters maken overlaten aan de mensen die het werk echt doen? In plaats van een schema dat van bovenaf word opgelegd en niemand snapt, zouden we misschien eens moeten luisteren naar de mensen op de vloer. Want als ik eerlijk ben zie ik het te vaak eindigen met een rooster waar iedereen over struikelt, alleen omdat het ‘efficiënt’ leek op papier.
In de praktijk zie ik het maar al te vaak gebeuren. Medewerkers krijgen pas op het laatste moment hun planning te zien en ontdekken dat het rooster allesbehalve handig is. De een draait onverwacht meer uren dan hem of haar lief is, terwijl een ander werkeloos thuis zit omdat er ‘geen plek’ was. Flexibele krachten worden op de gekste tijdstippen ingepland, wat niet alleen hun eigen planning overhoop gooit, maar ook de continuïteit van het team ondermijnt. Het gevolg? Demotivatie, irritatie en een hoop extra werk voor de mensen op de vloer, die proberen de gaten op te vullen en het schip varend te houden.
Wat me echt stoort, is dat deze problemen meestal voorkomen hadden kunnen worden. Een rooster is geen hogere wiskunde. Het vereist inzicht in wie wanneer beschikbaar is, wat de drukke momenten zijn, en welke teamleden specifieke taken of vaardigheden hebben. Maar als je niet de moeite neemt om dat van tevoren te inventariseren, krijg je een onoverzichtelijke puinhoop waar iedereen de dupe van is. Medewerkers worden ingepland op momenten dat ze niet kunnen, of juist helemaal niet ingepland terwijl ze wel beschikbaar zijn. Ondertussen draait het vaste team overuren, terwijl flexkrachten wachten op werk dat nooit komt. Het resultaat is chaos.
Een goed rooster is niet zomaar een planning, het is de motor die een team soepel laat draaien
En chaos kost geld. Niet alleen in de vorm van overuren, maar ook door ziekteverzuim, hogere verloopcijfers en een slechtere dienstverlening. Medewerkers raken opgebrand, gasten merken dat het team niet op elkaar is ingespeeld, en management ziet de verkoopcijfers teruglopen. Dit allemaal omdat het rooster niet klopt en niet de juiste mensen op de juiste plek staan.
Het hoeft niet zo te zijn. Ik snap ook wel dat een rooster geen democratisch proces kan zijn. Uiteindelijk moet iemand knopen doorhakken en zorgen dat de productiviteit en de opbrengsten per medewerker per uur kloppen. Maar juist daarom is het slim om de mensen die het werk doen erbij te betrekken. Zij hebben vaak het beste zicht op wat praktisch en haalbaar is. Laat ze meedenken over hun beschikbaarheid, geef ze inspraak in hoe de drukke momenten worden verdeeld, en toon dat hun input gewaardeerd wordt.
Het betekent niet dat je iedereen maar hun zin moet geven, er blijven altijd piekmomenten waarop evenwichtige inzet nodig is. Maar door medewerkers te betrekken, krijg je niet alleen een rooster dat beter aansluit op de praktijk, je bouwt ook aan een team dat zich gehoord voelt. Dat kost misschien iets meer moeite in het begin, maar op de lange termijn levert het alleen maar op. Minder fouten, minder stress en vooral: een team dat met plezier en efficiëntie aan het werk gaat.
Want zeg nou zelf, wie wil er nu werken met een planning die een zootje is?
