De uitdaging van To do Lijstjes die nooit af lijken te komen
Als ondernemer in de wereld van gastvrijheid is het dagelijks jongleren met alle to do’s. Het ontvangen en vertrekken van gasten, managen van personeel, administratie, schoonmaak, onderhoud en ga zo maar door. Er is altijd wel iets te doen. Het afwerken van een to-do-lijstje kan een beste uitdaging zijn in een omgeving waar onverwachte gebeurtenissen de hoofdtoon voeren. De lijstjes met belangrijke taken lijken soms alleen maar langer te worden. Wat heeft dit voor impact op ons?
Wel of geen lijstje maken
In de hectische wereld van gastenverblijven, waar de dagen vaak gevuld zijn met een wervelwind aan activiteiten, kan het maken van een to do lijstje al een uitdaging op zich zijn. Sommige ondernemers skippen dus het maken van een fysiek lijstje en slaan alle te verrichten taken op in hun hoofd. Of misschien schrijven ze de taken wel ergens op een los briefje, maar ook die verdwijnen uiteindelijk. Het constant proberen te onthouden van alle taken werkt juist averechts. Voor je het door hebt ben je alleen nog gefocust op het niet vergeten en continu in je hoofd opsommen van taken die gedaan moeten worden. Dit kost zoveel energie en zorgt voor een overbelast hoofd en een overweldigend gevoel.
Een gestructureerd to-do-lijstje werkt echt als een waar kompas. Het helpt je om de koers te bepalen die je die dag gaat varen. Het maken van een lijstje zorgt niet alleen voor goed overzicht. Maar het zorgt er ook voor dat je gedachten de taken kunnen loslaten tot het moment ze ook uitgevoerd gaan worden. Hierdoor gaat de volledige focus naar de uitvoer, en niet naar het onthouden van alle taken.
"De sleutel tot succes is niet te proberen alles te doen, maar alles te doen wat er toe doet."
Hoge prio vs. Lage prio
Een goede functionele to-do-lijst bevat niet alleen een rij van taken. Het bevat de taken op volgorde van prioriteit. Vanzelfsprekend zijn de hoge prioriteit taken, taken die niet een dagje later kunnen. Als je gasten vandaag aankomen kun je niet pas morgen de kamer klaar maken. De lage prioriteit taken zijn uiteraard ook belangrijk, maar zijn niet urgent voor die dag. Hoge prioriteit taken vormen de leidraad voor de invulling van je dag. Zie het als een soort hoekstenen. Denk hierbij aan planning maken, dagelijks administratieve taken, beantwoorden van belangrijke aanvragen enzovoorts. De zaken met lagere prioriteit zijn vaak ondersteunende taken.
Realistisch en haalbaar
Een ding is zeker, hoe goed je lijstje ook in elkaar zit, het gaat nooit precies zoals je in de eerste instantie denkt. Onverwachte gebeurtenissen zijn aan de orde van de dag. Het is dan ook van groot belang dat je geruime tijd inplant voor ongeplande gebeurtenissen. Het maken van een realistische planning begint echt met het erkennen en je verwachtingen aan passen aan de dynamiek. Als je vooraf een deel van je dag specifiek reserveert voor onverwachte zaken. Op deze manier blijft je planning flexibel terwijl je urgente taken afwerkt. Daarnaast is het belangrijk om een realistische tijdinschatting te maken voor elke taak. Dit is de tijd die je denkt nodig te hebben plus tijd voor onverwachte onderbrekingen. Daarbij is het heel sterk als er zich een situatie voordoet die op dat moment prioriteit krijgt, om een andere minder hoge prio taak naar een ander moment te verplaatsen. Hiermee voorkom je dat je dus te veel taken in te weinig tijd hebt.
"Het is niet de tijd die we hebben, maar hoe we die besteden, die ons leven waardevol maakt."
Het gevolg van onrealistisch plannen
Het constant niet afkrijgen van je to-do-lijstjes kan een enorm zware last zijn. De dag beginnen vol goede moed en goede intentie. Maar echter is deze branche zo onverwacht dat je gemakkelijk vooraf een misberekening maakt in wat je allemaal kunt doen op een dag. Met als gevolg dat je het gevoel hebt constant achter de feiten aan te lopen. Het dagelijks zien groeien van je lijstje die je niet af krijgt kan leiden tot stress, angst en overweldiging. Het kan een negatieve invloed hebben op je gemoedstoestand en zelfvertrouwen. Bovendien geven onvoltooide taken je het gevoel dat je nooit klaar bent en altijd ‘’aan’’ moet staan. Dit kan weer leiden tot vermoeidheid en uitputting. Eenmaal in deze cirkel aanbeland is deze enorm moeilijk te doorbreken. Waardoor je uiteindelijk minder productief wordt en de kwaliteit van je werk kan verminderen.
Doorbreken en focus
Om deze neerwaartse spiraal te doorbreken is het niet alleen belangrijk om dus zo realistisch mogelijk te plannen. Maar ook om taken letterlijk af te vinken. Want dat geeft echt een enorm voldaan gevoel. Het is echt waar, een lijstje dat iets korter is maar wel afgevinkt geeft zo veel meer voldoening dan een lang lijstje die nooit af lijkt te komen. Dus focus op het positieve, en dat zijn de taken die je af hebt.
