Wat is feedback?

Feedback speelt een grote rol op zowel persoonlijk als zakelijk vlak. Het speelt een cruciale rol binnen ons leerproces, groei en ontwikkeling. Feedback is ons zo gewoon dat het bijna van zelfsprekend lijkt. Maar als we eens goed inzoomen op feedback is het een enorm complex en krachtig instrument. Door middel van feedback wordt er veel invloed uitgeoefend op de individu, teams en complete organisaties.

Wat is feedback?

Feedback kan worden omschreven als informatie over iemands gedrag, resultaten of prestaties. De zender van feedback probeert de ontvanger bewust te maken van sterke punten of verbeterpunten. Het kan zowel positieve bekrachtigingen omvatten maar ook suggesties voor verbetering en groei. Feedback wordt niet alleen toegepast in zakelijke sfeer. Maar vindt ook plaats in dagelijkse gesprekken en interacties in privé situaties. Feedback Het geven en ontvangen van feedback kan bijdragen aan de volgende situaties.

Redenen voor feedback

Leren en ontwikkelen
 Het geven van feedback kan verschillende doelen hebben voor de zender. Zo kan het bijdragen tijdens het leren en ontwikkelen. Het stelt een persoon in staat om zich bewust te worden van hun sterke kanten om deze zo verder te kunnen benutten. Maar ook minder sterke kanten worden door feedback in kaart gebracht. Zo kunnen er leerdoelen ontstaan. Zonder feedback zou het lastig zijn om voor jezelf verbeterpunten in kaart te brengen.

Verbeteren van prestaties
 Het geven en ontvangen van effectieve feedback zorgt ervoor dat prestaties verbeteren. Wanneer een persoon duidelijk begrijpt waar verbetering mogelijk is dan kunnen er gerichte acties ondernomen worden. Dit zorgt voor groei in de functie of rol van de ontvanger van feedback.

Conflictbeheersing
 Feedback kan een belangrijke rol spelen in het beheersen van een conflict. Wanneer er spanningen of problemen zijn ontstaan bij twee of meerdere personen kan het geven van feedback helpend zijn. De gever van feedback kan bijstaan de situatie te verhelderen en een constructieve oplossing te bieden. Door deze externe input zal de spanning afnemen of de betrokkenen zullen anders kijken naar de problemen.

Vertrouwensband
 Het geven en ontvangen van feedback binnen relaties en teams bevorderd het vertrouwen. Als er openlijk en eerlijk gecommuniceerd kan worden over elkaars prestaties en gedrag ontstaat er vertrouwen. Dit vertrouwen zorgt voor een gevoel van wederzijds begrip en respect. Dit gevoel draagt bij aan een productieve en positieve werkomgeving.

Soorten feedback 

Positieve feedback
 Positieve feedback is gericht op het benadrukken van sterke kanten van een persoon, project of prestatie. Het is bedoeld om waardering te tonen en een persoon te motiveren. Door te benadrukken wat goed is gegaan raakt de ontvanger extra gemotiveerd. Voorbeeld; ‘’Je hebt vandaag uitstekend werk geleverd. Je hebt veel initiatief getoond en binnen een goede tijd je werk zeer secuur afgemaakt’’. Deze manier van feedback geven zal de ontvanger motiveren om meer van dit te gaan laten zien.

Constructieve feedback
 Constructieve feedback is bedoeld om zwakke punten te identificeren. Deze vorm van feedback richt zich op het bieden van suggesties om groei en verbetering te kunnen behalen. Bijvoorbeeld; ‘’ Je hebt hele goede punten ingebracht tijdens het overleg, de punten zouden alleen sterker overkomen als je meer gebruik maakt van concretere voorbeelden’’. Door deze manier van feedback geeft de zender aan dat de ontvanger goed op weg is. Maar door aanpassing beter het doel kan bereiken.

Negatieve feedback
 Negatieve feedback kan zeer kritisch zijn. Ondanks dat de kritische aard is het van groots belang dat deze vorm van feedback met respect wordt gebracht. Negatieve feedback wijst op een tekortkoming en geeft suggestie om deze te verbeteren. De suggestie tot verbetering is een belangrijk aspect. Anders blijft het slechts een uiting van kritiek. Bijvoorbeeld; ‘’Ik heb geconstateerd dat je het doel niet gehaald heb. Ik raad je aan om voor toekomstige opdrachten een realistischere tijdsplanning te maken’’.

Feedback geven

Er zijn een aantal spelregels welke van belang zijn voor het geven van feedback. Als je deze toepast zal je feedback beter overkomen bij de ontvanger. Wees zo specifiek en concreet mogelijk. In plaats van algemene uitspraken is het beter om concrete voorbeelden te geven. Blijf doelgericht, of het nu gaat om prijzen, motiveren of corrigeren. Blijf het doel voor ogen houden. Zorg dat je op tijd bent met het geven van feedback, hoe recenter de voorbeelden hoe beter de ontvanger het kan begrijpen.

Feedback ontvangen 

Bij het ontvangen van feedback is het van groot belang dat je actief luistert. Laat de gever van de feedback volledig uitpraten zonder onderbreking. Alleen dan kun je de volledige boodschap ontvangen. Probeer te begrijpen waar het vandaan komt en stel vragen als iets niet duidelijk is. Sta open voor verbetering. Vat het dus niet persoonlijk op, de feedback is bedoeld om je te laten groeien. Vraag waar nodig om opheldering. Als het niet volledig duidelijk is, aarzel dan niet en vraag om opheldering. Hiermee laat je zien dat je graag verbetering wilt geven.

Omgaan met negatieve feedback; Het is essentieel om te bespreken hoe mensen het beste kunnen omgaan met negatieve feedback. Het benadrukken van het belang van het niet persoonlijk opvatten van kritiek en het gebruiken van negatieve feedback als een leermoment kan waardevol zijn.

Feedback methoden 

 Er zijn een aantal verschillende technieken om in te zetten voor het geven van feedback. Deze methode helpen het om aan de hand van richtlijnen nuttige feedback te geven.

Ik – ik – jij methode
 Ik merk dat: Geef in de eerst stap aan wat je opvalt, wees daarin zo specifiek mogelijk in je beschrijving. Maak gebruik van feiten en beschrijf met name het gedrag, niet de persoon. Richten op de persoon kan aanvallend gezien worden, hiermee bereik je niet je doel. Bijvoorbeeld; ‘’Ik merk dat je tijdens een vergadering mij niet altijd laat uitpraten’’ Hiermee constateer je een feit, en val je niet aan op persoonlijkheid. Dat zou je wel doen als je zegt; ‘’Jij praat ook altijd door iedereen heen’’. Dan wordt het snel een aanval.

Ik vind daarvan; Hierin kun je aangeven wat de situatie bij jou teweeg brengt. Bijvoorbeeld; ‘’Als er door mij geen gepraat wordt dan voelt het alsof mijn stem er niet toe doet’’. Hiermee betrek je de situatie op jezelf en voorkom je dat de andere persoon zich aangevallen voelt.

Herken jij; Vraag aan je gesprekspartner of deze zich herkend in bovengenoemd voorval. Mocht het niet helemaal duidelijk zijn kun je nog 1 of 2 voorbeelden aandragen. Blijf alert op het feit dat het actuele voorbeelden zijn, en je niet gaat ‘’modder gooien’’.

Ik wil graag dat; Als het duidelijk is waar je op doelt kun je aangeven hoe je het liever zou zien. Maak compromissen en probeer zo concreet mogelijke afspraken te maken. Bijvoorbeeld; ‘’Ik zou willen dat jij mij tijdens een overleg laat uitpraten, en als je tussentijds iets wilt inbrengen je dan je hand opsteekt’’. Zo kom je samen tot een oplossing.

De 4 G’s methode
 De 4G’s methode, de geweldloze communicatie van Rosenberg. Met deze methode kun je door het volgen van 4 stappen feedback geven. Alles met het oogpunt op waar staan we nu, en waar willen we naar toe.

Gedrag; Benoem bij deze stap het gedrag van de ander, gebaseerd op betrekkelijke feiten

Gevoel; Benoem welk gevoel dit gedrag bij jou oproept.
Gevolg; Beschrijf wat het gevolg is van het gedrag van de andere. Dit kan een gevolg zijn voor de individu maar ook voor de organisatie
Gewenst; Geef aan hoe je het anders zou zien. Zorg dat de ander weet wat de verwachting is.

360 graden methode
 Deze methode is perfect toepasbaar als je bijvoorbeeld een vast gepland moment hebt voor het geven van feedback. Hierbij weet de ontvanger ook van dit moment af, zo gaat iedereen voorbereid het gesprek in.

Stap 1; Bepaal het doel van de feedback
Stap 2; Benader de groep mensen die erbij betrokken zijn, eventuele collega’s die ook aan deze feedback deelnemen. Vraag hen aan de hand van bijvoorbeeld een vragenlijst of eigen input naar feedback.
Stap 3; Verzamel alle feedback en voeg het samen tot een verhaal.
Stap 4; Geef de feedback en laat de ontvanger daarop reageren.

Feedback is dus een enorm krachtig aspect om je doelen te behalen. Het bevordert leren, groeien, vertrouwen en prestaties. Het geven en ontvangen van feedback vereist echter vaardigheid en empathie om echt effectief over te komen. Door feedback op een constructieve manier toe te passen bevordert het de verbetering van zowel de individu als de organisatie.